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OUTUBRO
DE 2005 NÚMERO 48 ANO 4 |
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Administrador
de empresas e consultor em Tecnologia da Informação
na área da Saúde Como escolher um sistema de gestão Com
base no organograma, deve-se mapear os principais processos de cada Até um tempo atrás, as atividades médico-hospitalares registravam um índice de informatização integrada muito baixo: apenas 5% dos hospitais no país possuíam algum sistema de gestão integrada. Hoje os indicadores continuam decepcionando: calcula-se que menos de 10% das instituições hospitalares apresentem algum tipo de gestão integrada. Vale lembrar que não estamos mais no tempo em que cada hospital tinha que desenvolver seus próprios programas de computador; tornando-se incoerente “reinventar a roda”. Os custos internos de desenvolvimento são exorbitantes, os sistemas nunca ficam prontos e o hospital perde o foco do seu negócio principal. O mercado brasileiro dispõe hoje de pacotes de sistemas de gestão muito desenvolvidos, flexíveis e de fácil adaptação aos processos. Entretanto,
devemos ter em mente que a adoção de um sistema de gestão
implica na reavaliação da estrutura organizacional e dos
processos adotados pelo hospital. Os processos precisam ser revistos a
partir das melhores práticas. Os colaboradores devem estar preparados
para mu--danças na estratégia e no jeito de conduzir os
negócios. Para cada processo descrito devemos prever em uma planilha eletrônica as colunas que possam ser preenchidas com as avaliações como: atende plenamente, atende parcialmente, não atende ou requer customizações. Nas colunas finais da planilha, são criados campos numéricos para as notas que a comissão dará a cada solução, tirando uma média final que indicará o vencedor da disputa. Nesse caso, o preço será um dos itens a ser avaliado. Após conclusão dos mapas de processos, o passo seguinte será fazer uma pesquisa junto ao mercado de desenvolvedores de aplicativos, relacionando aqueles que têm produtos e serviços que permitam fazer parte da coleta de preços. Tais fornecedores devem ser convidados para uma visita inicial, com o objetivo de sua pré-qualificação, colher material, folhetos e outras informações relativas às soluções que eles oferecem, inclusive relação de clientes para informações e referências. Nessa fase do processo não devem ser solicitadas propostas comerciais. Após avaliação do material recebido, os fornecedores considerados tecnicamente aptos (não mais que dez) deverão ser comunicados da decisão, sempre por escrito. Os mapas contendo as descrições dos processos deverão ser-lhes encaminhados para que cada um os preencha com as informações solicitadas. Após recebimento dos mapas e sua respectiva tabulação, os fornecedores considerados tecnicamente aptos (cinco ou seis, no máximo) deverão ser reconvocados para a fase de demonstrações dos sistemas. Durante as apresentações, cada membro da equipe de trabalho deverá dar notas de zero a 10 para cada funcionalidade apresentada durante a demonstração, sendo que os fornecedores não poderão ter acesso às notas lançadas nos mapas de processos. Encerradas as apresentações e tabuladas todas as notas alcançadas, classifica-se os três fornecedores com as maiores notas médias finais, que serão reconvocados para nova sessão de demonstrações e de tira-dúvidas. Satisfeita essa etapa, parte-se para solicitação das propostas comerciais. Recomenda-se
que se solicite aos três finalistas uma relação de
clientes para que um ou dois sejam visitados. Finalmente, a própria
metodologia e conhecimento adquiridos durante as demonstrações
e sessões tira-dúvidas, permitirão que a equipe encarregada
chegue à escolha que mais se adapte ao perfil e às necessidades
da instituição hospitalar. |
